EDIFACT vs. VDA

EDIFACT vs. VDA bei OEM-nahen Zulieferern: Unterschiede, Aufwand und Nachrichtentypen

Bei der Anbindung eines neuen EDI‑Partners stellt sich zwangsläufig die Frage, welche Nachrichtenformate künftig ausgetauscht werden sollen. In der Regel bringt jeder Partner seine bestehenden Standards mit. Gibt es eine Überschneidung, lassen sich Einführungsaufwand und Kosten deutlich reduzieren.

Trotzdem ist in der Praxis oft nicht eindeutig, welches Format die bessere Wahl ist – insbesondere dann, wenn unterschiedliche Branchenstandards aufeinandertreffen.

In der Vergangenheit haben sich bei OEM‑nahen Zulieferern vor allem die klassischen VDA‑Nachrichtenformate etabliert:

  • VDA4905 (Lieferabrufe)
  • VDA4915 (Feinabrufe)
  • VDA4916 (Produktionssynchrone Abrufe)
  • VDA4913 (Lieferscheine)
  • VDA4906 (Rechnungen)
  • VDA4908 (Gutschriften)
  • VDA4907 (Zahlungsavise)…

Damit stand eine überschaubare und gut handhabbare Menge an Nachrichtenarten zur Verfügung, mit der sich ein Großteil der relevanten Prozesse abbilden ließ.

Vorteile VDA

VDA verfügt über einen festen Dateiaufbau, der die Anbindung weiterer Partner nahezu ohne zusätzlichen Aufwand ermöglicht. Übermittelt werden ausschließlich die wesentlichen Informationen in Form von Nummern. Kunde, Artikel, Werke, Abladestellen und weitere Merkmale werden eindeutig über ihre Nummer identifiziert und befinden sich immer an einer festen Stelle in der Datei mit vorgegebener Feldgröße.

Nachteile VDA

Diese feste Struktur setzt den ERP‑Systemen jedoch klare Grenzen. So dürfen Artikelnummern maximal 22 Zeichen umfassen und Werksnummern lediglich 3 Zeichen, was nicht in allen Fällen ausreichend ist. Die Möglichkeiten zur Übermittlung zusätzlicher Informationen sind stark eingeschränkt, weshalb dieses starre Format nach und nach an Bedeutung verlieren wird.

EDIFACT als Allheilmittel

Auch die EDIFACT-Formate gibt es schon seit vielen Jahren und sind international standardisiert, zum Beispiel in den offiziellen Nachrichtenbeschreibungen der UNECE wie dem
DELFOR-Nachrichtenstandard.
Nachfolgend eine Auswahl weiterer EDIFACT‑Formate und deren Einsatzbereiche:

  • DELFOR 96A, 97A, 98A, 98B, 00A, 04A… (Lieferabrufe)
  • DELJIT SH, PUS 96A… (Feinabrufe, Pickup-Sheets)
  • DELJIT Synchro 96A, … (Produktionssynchrone Abrufe)
  • DESADV 96A, 97A, … (Lieferscheine)
  • INVOICE 96A… (Rechnungen, Gutschriften)
  • INVENTORY REPORT… (Lagerbestandsbericht)

Wie man schon sieht, gibt es hier öfter Anpassungen an den Formaten.

Vorteile EDIFACT

Im Gegensatz zu VDA bestehen hier keine starren Begrenzungen hinsichtlich der Feldlängen. Die Datei ist segmentiert aufgebaut und erlaubt neben zahlreichen Pflichtsegmenten auch umfangreiche Kann‑Segmente sowie flexible Inhalte innerhalb der einzelnen Segmente. Dadurch können Bezeichnungen, Adressen und weitere Zusatzinformationen problemlos übermittelt werden. Dem Partner stehen somit bereits die Informationen zur Verfügung, die häufig nachgefragt werden, wenn beispielsweise neue Artikel oder Werke hinzukommen. Auf Basis dieser erweiterten Inhalte ist zudem eine detaillierte Steuerung innerhalb von Konzernen möglich. Auf den ersten Blick wirkt dies wie die Lösung aller Probleme.

Nachteile EDIFACT

So schön diese Flexibilität auch ist, desto vielfältiger sind die Auslegungen. Eine schnelle Anbindung eines neuen Partners mit den gleichen Nachrichtenformaten scheitert meist daran, dass dieser eigene Guidelines nutzt. Diese entsprechen zwar grundsätzlich den Vorgaben, weisen jedoch im Detail ihre Tücken auf. Das können z.B. sein:

  • Segmente an anderer Stelle als üblich
  • Spezielle Verpackungsstruktur
  • Eigene Vorgabe von Feldlängen oder möglichen Inhalten
  • Selbst definierte Qualifier

Dazu kommt, dass häufiger die Versionsnummer geändert wird und damit wieder Kosten entstehen. Aber auch innerhalb der Nachrichtenversion gibt es immer wieder Anpassungen und Prüfungen.

VDA wird zu EDIFACT

Und jetzt wird es spannend. Die bisherigen vom Verband der Automobilindustrie herausgegebenen VDA-Normen wurden durch EDIFACT basierende Normen abgelöst, die aber dennoch mit VDA beginnen. Die Inhalte orientieren sich hierbei an Unternehmen, die im VDA organisiert sind. Damit hört es sich zwar nach VDA an, ist aber EDIFACT mit all den Vor- und Nachteilen.

  • VDA4905 => VDA4984
  • VDA4913 => VDA4987
  • VDA4906 => VDA4938

Eine VDA4984-Nachricht (Lieferabruf) enthält zur Identifizierung die Kennung DELFOR:D:04A.

Die VDA4987-Nachricht (Lieferschein) enthält DESADV:D:07A und mittlerweile DESADV:D:20B.

Formatänderungen sind immer Reaktionen auf sich ständig wandelnde Anforderungen, Optimierungen in Strukturen und erhöhte Datenpräzision.

Neuer Partner – Was nun?

In jedem Fall sollten nach der Abstimmung der Formate stets die aktuellen Guidelines des neuen Partners angefordert und Testszenarien mit unterschiedlichen Verpackungsstrukturen durchgeführt werden. Insbesondere bei der Rechnungs‑DFÜ sind Tests mit allen vorkommenden Varianten von großer Bedeutung, da fehlerhafte DFÜ ansonsten schnell dazu führen können, dass Forderungen nicht beglichen werden.
Ein zu früh gestarteter Produktivbetrieb kann zudem Belastungsanzeigen nach sich ziehen, deren Höhe je nach Partner erheblich ausfallen kann. Auch dieser Punkt sollte daher vorab klar in der Kommunikation adressiert werden.

Kurz zusammengefasst heißt es also:

  • Formate abstimmen
  • Guidelines anfordern
  • Testläufe mit allen vorkommenden Varianten (ggf. Testportal)
  • Höhe von Belastungen aufgrund falscher DFÜ abklären

Auch im weiteren Verlauf sollte das E-Mail-Postfach regelmäßig im Blick behalten werden, um Informationen zu neuen Prüfungen sowie zu sonstigen Anpassungen der Formate rechtzeitig wahrzunehmen und ausreichend Vorlauf für notwendige Prozessanpassungen zu haben.

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Grafische Darstellung des EDI‑Datenaustauschs zwischen VDA und EDIFACT mit Übergang von starren VDA‑Strukturen zu flexiblen EDIFACT‑Segmenten